Erinnern Sie sich noch an das „Eisenhower-Prinzip“ (siehe “Schreibtisch-Aufräum-Strategie”)?

Strukturieren Sie Ihren Posteingang nach derselben Strategie. Fassen Sie jedes Dokument nur einmal an und sortieren Sie es in das passende Aufgabenfach.

A-Aufgabe = Das kann ich sofort eben schnell und kurz bearbeiten.

B-Aufgabe = Da muss ich wirklich ran = Versehen Sie Unterlagen, die wirklich für Sie zeitaufwändige Arbeit bedeuten, mit Prioritäten. Dann schaffen Sie sich schnell einen Überblick und mehr Freiheit im Kopf.

C-Aufgabe = Toll ein anderer macht’s! Und das meine ich auch so. Dinge, die zu delegieren sind bitte auch weitergeben. Führen Sie eine tägliche Arbeitsbesprechung ein und machen Sie sich ein Ablagekästchen für genau diese Dinge.

D-Aufgabe = Das kann sofort oder nach kurzem Durchlesen weg. Einladungen o.ä. tragen Sie in Ihren Kalender, das Papier kann weg.

Mit einem leeren Schreibtisch verabschieden Sie sich total entspannt in den Feierabend! Gar nicht so leicht, verstehe ich. Befreien Sie sich von Ihrem schlechten Gewissen. Legen Sie sich Hängetaschen an und kategorisieren Sie diese nach Ihrem Arbeitsumfeld:

  • „Guter Morgen“ hier kommen die Dokumente rein, die vom Vortag übrig geblieben sind
  • „BeLohnung“ hier legen Sie Vorgänge ab, für die Sie die Rechnungen schreiben wollen, „Neue Taten“ hier kommen Kundenanfragen hinein, für die Sie ein Angebot erstellen oder einen Termin abstimmen wollen
  • „Spannend“ dort kommen Zeitungen oder Artikel rein, die Sie lesen möchten
  • „Dienstreisen“, „Anrufe“, „Weihnachtsfeier“, „Homepage“, „Team“ und so weiter…

Lassen Sie sich positive Beschriftungen einfallen, um mit Freude an die Arbeit zu gehen. Scheuen Sie sich nicht, immer mehr Hängetaschen anzulegen, die Termin-Überwachung haben Sie in Ihrem Kalender eingetragen, so dass Sie nichts vergessen. In regelmäßigen Abständen nehmen Sie sich die Hängetaschen hervor, die Sie seit längerer Zeit nicht mehr in der Hand hatten. Prüfen Sie die Schriftstücke und sortieren Sie ruhig aus. Und: Notieren sie sich auf der Vorderseite der Mappe wichtige Notizen (Kunden-Nummern, Mitgliedsnummern oder Telefon-Nummern). Am besten mit Bleistift, so können Sie diese immer wieder schnell wegradieren und ändern.

Der Vorteil dieser sinnvollen und einfachen Verteilung/Ablage besteht darin, dass Sie innerhalb kurzer Zeit Ihren Schreibtisch frei bekommen und nicht permanent auf Dokumente starren, die Ihnen ein schlechtes Gewissen bereiten. Sie können entspannt und sortiert Feierabend machen.

Das Ziel: Finden Sie sämtliche Unterlagen in nur EINER Minute

Das gilt sowohl für aktuelle Projekte als auch für langfristig oder dauerhaft abgelegte Unterlagen. Um dauerhaft abzulegen sind natürlich die klassischen Stehordner perfekt. Um aber wirklich schnell alles zu finden, müssen Sie sich ein nachvollziehbares Ordnungssystem inklusive einer optimalen Beschriftung. So banal es klingt, aber nutzen Sie Ordnerschilder zum Bedrucken. Der Blick auf ein Regal mit sauber beschrifteten Ordnern, ich liebe ihn. Probieren Sie es aus und ich mir sicher, auch Sie werden mit einem breiten Grinsen im Büro stehen.

Packen Sie Papiere und Zeitschriften, die Sie „irgendwann“ lesen wollen, sofort auf Ihren Lesestapel. Ganz wichtig: Der befindet sich nicht auf Ihrem Schreibtisch, sondern in einem Schrankfach, damit der Blick Sie nicht von Ihrer Arbeit ablenkt. Wenn sie ein wenig mehr Platz haben, können Sie sich selbst Rubriken anlegen, z.B. Betrieb, Mitarbeiterführung, Werbung etc… So teilt sich der Stapel besser auf und Sie trauen sich eher, ihn einmal anzugehen (wenn Sie ein wenig Zeit haben).

Packen Sie Papiere und Zeitschriften, die Sie „irgendwann“ lesen wollen, sofort auf Ihren Lesestapel. Ganz wichtig: Der befindet sich nicht auf Ihrem Schreibtisch, sondern in einem Schrankfach, damit der Blick Sie nicht von Ihrer Arbeit ablenkt. Wenn sie ein wenig mehr Platz haben, können Sie sich selbst Rubriken anlegen, z.B. Betrieb, Mitarbeiterführung, Werbung etc… So teilt sich der Stapel besser auf und Sie trauen sich eher, ihn einmal anzugehen (wenn Sie ein wenig Zeit haben).

Dieser Tipp baut auf das Eisenhower-Prinzip auf (siehe “Schreibtisch-Aufräum-Strategie”) auf und hilft Ihnen, den täglichen Umgang mit Ihren E-Mails zu vereinfachen. Hier gilt wie bei allen Dokumenten: Fassen Sie jede Mail immer nur einmal an! Nach dem Öffnen fragen Sie sich, in welche „Ordner“ Sie die Mail schieben:

A-Ordner = Das kann ich sofort eben schnell und kurz beantworten.

B-Ordner = Da muss ich wirklich ran. Versehen Sie die Nachricht mit einem Termin zur Wiedervorlage.

C-Ordner = Toll ein anderer macht’s. Leiten Sie die Mail mit Arbeitsauftrag weiter an einen Mitarbeiter.

Sie kennen das: „pling“ und unten rechts auf dem Bildschirm erscheint ein Symbol. Sie haben Post. Und Sie sind neugierig! Wer kann da schon in Ruhe weiterarbeiten, wenn er aus dem Augenwinkel sieht, dass ihm der Kunde X oder der Mitarbeiter Y geschrieben hat…? Und „pling“ das geht den ganzen „pling“ Tag „pling“ so!!! Machen Sie es wie zuhause. Gehen Sie einmal pro Tag zum Briefkasten. Noch besser, bei den Mails entscheiden SIE, wann Ihr Postbote klingelt. Richten Sie Ihr Mail-Programm so ein, dass es die Mails nur maximal zweimal am Tag abruft. Zu der Zeit können Sie die Mails alle auf einmal bearbeiten – morgens und mittags. Sie werden staunen, wie konzentriert Sie mit Mal arbeiten!

Bei Ihnen zu Hause kommt die Post im Briefkasten an. Sie öffnen sie und legen alles Wichtige in ein Fach. Richtig? Im Büro ist es oft anders. Meist liegen Aufträge, Rechnungen, Briefe, ausgedruckte E-Mails oder sogar Nachrichten per Handy oder Briefe meist irgendwo auf dem Schreibtisch oder im Büro herum. Interessant, oder?

Warum machen Sie es nicht wie zuhause? Stellen sie sich einen Posteingangskorb hin. Erklären Sie mit Ihren Mitarbeitern, dass ab sofort sämtliche Unterlagen da hineingelegt werden. So geht nichts verloren und Sie haben auf Schlag viel mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch.

Auf den allermeisten Schreibtischen bilden sich unterschiedlich hohe Papierstapel. Solange keiner davon umkippt, stören sie ja erst einmal nicht. Aber wehe, Sie suchen in dem ganzen Wust EIN spezielles Dokument… Haben Sie schon einmal vom „Eisenhower-Model“ gehört? Eine Methode, die als Arbeitsgeheimnis vieler US-Präsidenten gilt. 

Nehmen Sie sich einen leeren Schreibtisch oder den Fußboden und bereiten Sie vier Felder vor: A, B, C, D. Jetzt nehmen Sie sich Blatt für Blatt vom Stapel Ihres Schreibtisches und fangen an zu sortieren:

Feld A-Aufgaben: Hier kommen die Papiere hin, die sehr wichtig und sehr dringend sind = am besten sofort selbst erledigen (ein Telefonat, eine Antwort direkt auf einem Schreiben vermerken und zurückmailen oder faxen, Schreiben direkt im richtigen Ordner ablegen). Diese Aufgaben lassen sich schon während des Aufräumens erledigen.

Feld B-Aufgaben: Auf diesen Stapel legen Sie Dokumente, die sehr wichtig und nicht dringend sind = terminieren. Diese Aufgaben werden Sie in nächster Zeit selber erledigen müssen. Daher sollten Sie diesen Stapel so klein wie möglich halten.

Feld C-Aufgabe: Hierhin sortieren Sie alle Dokumente, die nicht wichtig und sehr dringend sind = delegieren. Springen Sie über Ihren Schatten und trennen Sie sich von diesen C-Aufgaben. Sie müssen nicht jede Kleinigkeit selbst erledigen. Es werden Ihnen noch genügend B-Aufgaben bleiben.

Feld D-Aufgaben: Sie können hier auch gleich Ihren Papierkorb hinstellen. Schmeißen Sie alle unwichtigen Dokumente weg, konsequent! Kataloge und Zeitschriften, die älter als ein halbes Jahr sind, abgelaufene Veranstaltungshinweise…weg damit, sofort. Das befreit!